Anda menggunakan gabungan surat saat Anda ingin membuat kumpulan dokumen, seperti surat formulir yang dikirim ke banyak pelanggan. Setiap surat memiliki jenis informasi yang sama, namun isinya unik. Misalnya, dalam surat kepada pelanggan Anda, setiap surat dapat dipersonalisasi untuk memanggil setiap pelanggan dengan namanya. Informasi unik di setiap surat berasal dari entri di sumber data.
Proses penggabungan surat memerlukan langkah-langkah keseluruhan berikut:
Siapkan dokumen utama . Dokumen utama berisi teks dan grafik yang sama untuk setiap versi dokumen gabungan — misalnya, alamat pengirim atau sapaan dalam surat formulir.
Sambungkan dokumen ke sumber data . Sumber data adalah file yang berisi informasi yang akan digabungkan ke dalam dokumen. Misalnya, nama dan alamat penerima surat.
Perbaiki daftar penerima atau item . Microsoft Office Word menghasilkan salinan dokumen utama untuk setiap item, atau rekaman, di file data Anda. Jika file data Anda adalah milis, item ini mungkin adalah penerima surat Anda. Jika Anda ingin membuat salinan hanya untuk item tertentu dalam file data, Anda dapat memilih item (rekaman) mana yang akan disertakan.
Tambahkan placeholder, yang disebut bidang gabungan surat, ke dokumen . Saat Anda melakukan gabungan surat, bidang gabungan surat diisi dengan informasi dari file data Anda.
Pratinjau dan selesaikan penggabungan . Anda dapat mempratinjau setiap salinan dokumen sebelum Anda mencetak seluruh rangkaian.
Anda menggunakan perintah pada tab Surat untuk melakukan gabungan surat.
PENTING Jika Anda berencana untuk menggunakan bidang kontak khusus dengan daftar Kontak di Microsoft Office Outlook, Anda harus memulai proses gabungan surat di Outlook .
TIPS Anda juga dapat menjalankan gabungan surat dengan menggunakan panel tugas Gabungan Surat , yang mengarahkan Anda langkah demi langkah melalui proses tersebut. Untuk menggunakan panel tugas, di grup Mulai Gabungan Surat pada tab Surat, klik Mulai Gabungan Surat , lalu klik Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah .
Gambar Pita Kata
Siapkan dokumen utama
Mulai Kata.
Dokumen kosong terbuka secara default. Biarkan terbuka. Jika Anda menutupnya, perintah di langkah selanjutnya tidak tersedia.
Pada tab Surat , di grup Mulai Gabungan Surat , klik Mulai Gabungan Surat .
Gambar Pita Kata
Klik Surat .
Anda juga dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat:
Katalog atau direktori Jenis informasi yang sama, seperti nama dan deskripsi, ditampilkan untuk setiap item, tetapi nama dan deskripsi di setiap item unik. Klik Direktori untuk membuat jenis dokumen ini.
Seperangkat amplop Alamat pengirim sama di semua amplop, tetapi alamat tujuan unik di setiap amplop. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Membuat dan mencetak amplop untuk surat massal .
Satu set label surat Setiap label menunjukkan nama dan alamat seseorang, tetapi nama dan alamat pada setiap label adalah unik. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat dan mencetak label untuk surat massal .
Serangkaian pesan email Konten dasarnya sama di semua pesan, tetapi setiap pesan ditujukan ke penerima individu dan setiap pesan berisi informasi yang khusus untuk penerima tersebut, seperti nama penerima atau beberapa informasi lainnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email yang dipersonalisasi ke daftar alamat email Anda .
Lanjutkan gabungan surat
Jika Anda harus berhenti mengerjakan gabungan surat, Anda dapat menyimpan dokumen utama dan melanjutkan penggabungan nanti. Microsoft Office Word menyimpan sumber data dan informasi lapangan. Jika Anda menggunakan panel tugas Gabungan Surat , Word kembali ke tempat Anda di panel tugas saat Anda melanjutkan gabungan.
Saat Anda siap melanjutkan penggabungan, buka dokumen.
Word menampilkan pesan yang meminta Anda mengonfirmasi apakah Anda ingin membuka dokumen, yang akan menjalankan perintah SQL.
Karena dokumen ini terhubung ke sumber data dan Anda ingin mengambil datanya, klik Ya . Jika Anda membuka dokumen yang tidak Anda sadari terhubung ke sumber data, Anda dapat mengklik Tidak untuk mencegah akses data yang berpotensi berbahaya.
Teks dokumen, beserta bidang apa pun yang Anda sisipkan, akan muncul.
Klik tab Mailings , dan lanjutkan pekerjaan Anda.
Halaman Atas ATAS HALAMAN
Sambungkan dokumen ke sumber data
Untuk menggabungkan informasi ke dalam dokumen utama, Anda harus menyambungkan dokumen ke sumber data, atau file data. Jika Anda belum memiliki file data, Anda dapat membuatnya selama proses penggabungan surat.
PENTING Jika Anda menggunakan daftar yang sudah ada, pastikan daftar tersebut berisi informasi yang ingin Anda gunakan, termasuk semua kolom dan baris. Anda dapat membuat beberapa perubahan selama penggabungan, tetapi Anda tidak dapat membuka sumber data secara terpisah selama penggabungan. Proses penggabungan lebih mudah jika sumber data Anda sudah siap sebelum Anda menghubungkannya.
Pilih file data
Pada tab Mailings , di grup Start Mail Merge , klik Select Recipients .
Gambar Pita Kata
Lakukan salah satu hal berikut:
Gunakan Kontak Outlook Jika Anda ingin menggunakan daftar Kontak di Outlook, klik Pilih dari Kontak Outlook .
PENTING Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan daftar Kontak, lihat Tips bekerja dengan daftar Kontak Microsoft Office Outlook .
Menggunakan file sumber data yang sudah ada Jika Anda memiliki lembar kerja Microsoft Office Excel, database Microsoft Office Access, atau tipe file data lainnya, klik Gunakan Daftar yang Ada , lalu cari file di kotak dialog Pilih Sumber Data .
Untuk Excel, Anda bisa memilih data dari lembar kerja apa pun atau rentang bernama dalam buku kerja. Untuk Access, Anda bisa memilih data dari tabel atau kueri apa pun yang didefinisikan dalam database.
PENTING Untuk tips memformat data di lembar kerja Excel untuk gabungan surat, lihat Tips memformat data di Office Excel .
Untuk jenis file data lainnya, pilih file di kotak dialog Pilih Sumber Data . Jika file tidak terdaftar, pilih jenis file yang sesuai atau pilih Semua File dalam kotak Jenis file . Dalam gabungan surat, Anda dapat menggunakan jenis file data berikut:
File dari program basis data satu tingkat berbasis file yang telah Anda instal dengan OLE DB penyedia atau ODBC driver (beberapa di antaranya disertakan dengan Microsoft Office).
File HTML yang memiliki satu tabel. Baris pertama tabel harus berisi nama kolom, dan baris lainnya harus berisi data.
Buku alamat elektronik:
Buku Alamat Microsoft Outlook
Microsoft Schedule+ 7.0 Daftar Kontak
Daftar alamat serupa yang dibuat dengan MAPI-sistem pesan yang kompatibel, seperti Microsoft Outlook.
Dokumen Microsoft Word. Dokumen harus berisi satu tabel. Baris pertama tabel harus berisi judul, dan baris lainnya harus berisi rekaman yang ingin Anda gabungkan. Anda juga dapat menggunakan sumber tajuk sebagai sumber data.
File teks apa pun yang memiliki bidang data dipisahkan (atau dibatasi) oleh karakter tab atau koma dan catatan data dipisahkan dengan tanda paragraf.
Membuat file data baru di Word Jika Anda belum memiliki file data, klik Type New List , lalu gunakan formulir yang terbuka untuk membuat daftar Anda. Daftar disimpan sebagai file database (.mdb) yang dapat Anda gunakan kembali. Untuk informasi selengkapnya, lihat Ketikkan daftar baru .
CATATAN Jika Anda menginstal sistem Microsoft Office 2007 (alih-alih menginstal Microsoft Word dengan sendirinya), Anda juga dapat menggunakan Microsoft Query untuk membuat kueri dan mengambil data yang Anda inginkan dari sumber data eksternal.
Jika Anda siap untuk melanjutkan, lanjutkan ke langkah berikutnya .
Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut, baca terus.
Tips untuk bekerja dengan daftar Kontak Microsoft Office Outlook
Menghubungkan ke folder Kontak Outlook Anda biasanya merupakan proses yang mudah, tetapi terkadang Anda mungkin mengalami masalah. Berikut adalah solusi untuk masalah umum yang mungkin Anda temui:
Saya tidak dapat menemukan folder Kontak Outlook untuk menyambungkannya.
Saya mendapatkan pesan kesalahan tentang klien email dan tabel.
Saya tidak dapat tersambung ke folder Kontak Outlook di Folder Publik.
Saya ingin menggunakan buku alamat Outlook Express saya sebagai folder Kontak saya, tetapi saya tidak dapat menyambungkannya.
Saya tidak dapat menemukan folder Kontak Outlook saya
Anda mungkin perlu mengaktifkan properti Perlihatkan folder ini sebagai Buku Alamat email di Outlook, atau Anda mungkin perlu mengubah profil pengguna Outlook.
Aktifkan properti Perlihatkan folder ini sebagai Buku Alamat email
Di Microsoft Office Outlook, pada menu Buka , klik Kontak .
Klik kanan folder Kontak yang berisi informasi yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat, lalu klik Properti .
Properti kontak di Outlook
Pada tab Buku Alamat Outlook , pastikan bahwa kotak centang Perlihatkan folder ini sebagai Buku Alamat email dipilih, lalu klik OK .
Kembali ke kiat Outlook
Ubah profil pengguna Outlook Anda
Profil pengguna Outlook adalah grup akun email dan buku alamat. Biasanya, Anda hanya memerlukan satu profil — tetapi jika Anda berbagi komputer dengan orang lain atau menggunakan buku alamat yang berbeda untuk tujuan yang berbeda, Anda dapat mengatur lebih dari satu profil. Jika, saat Anda memulai gabungan surat, Anda menggunakan profil yang tidak menyertakan folder Kontak yang ingin Anda gunakan, folder tersebut tidak akan tersedia.
Untuk beralih ke profil pengguna lain, mulai ulang Outlook. Saat Anda dimintai profil, pilih profil yang menyertakan folder Kontak yang ingin Anda gunakan di gabungan surat.
Jika Anda tidak dimintai profil dan Anda tahu bahwa Anda memiliki lebih dari satu, Anda mungkin ingin menyiapkan Outlook agar meminta Anda. Untuk melakukan ini:
Tutup Outlook.
Di Panel Kontrol, alihkan ke Tampilan Klasik, lalu klik Email .
Klik Tampilkan Profil .
Agar diminta untuk memilih profil setiap kali Anda memulai Outlook, klik Minta profil untuk digunakan , lalu klik OK .
Kembali ke kiat Outlook
Saya mendapatkan pesan kesalahan tentang klien email dan tabel
Jika Anda mencoba menyambungkan ke folder Kontak selama penggabungan surat di Word, dan Outlook tidak disetel sebagai program email default di Windows Internet Explorer, Anda akan mendapatkan pesan kesalahan yang berbunyi:
"Entah tidak ada klien email default atau klien email saat ini tidak dapat memenuhi permintaan perpesanan. Silakan jalankan Microsoft Office Outlook, dan atur sebagai klien email default."
Untuk menghindari pesan ini selama gabungan surat, lakukan hal berikut:
Keluar Kata.
Pada menu Alat Internet Explorer , klik Opsi Internet , lalu klik tab Program .
Di bawah E-mail , klik Microsoft Office Outlook , lalu klik OK .
Mulai Word lagi, buka dokumen gabungan surat Anda, dan sambungkan ke folder Kontak Outlook Anda.
Kembali ke kiat Outlook
Saya tidak dapat tersambung ke folder Kontak Outlook di Folder Publik
Jika Anda memulai gabungan surat di Word dan mencoba menyambungkan ke folder Outlook Contacts di Public Folders , Anda akan mendapatkan pesan kesalahan yang mengatakan:
"Operasi tidak dapat diselesaikan karena kegagalan mesin dialog atau database. Silakan coba lagi nanti."
Jika Anda mencoba lagi nanti, Anda mendapatkan pesan kesalahan yang sama.
Untuk menggunakan folder Kontak Folder Publik sebagai file data untuk gabungan surat Anda, Anda harus memulai gabungan surat dari dalam Outlook.
Kembali ke kiat Outlook
Saya ingin menggunakan buku alamat Outlook Express saya sebagai folder Kontak saya
Anda tidak dapat terhubung ke jenis buku alamat ini secara langsung selama penggabungan. Alih-alih, ekspor buku alamat Outlook Express Anda sebagai file teks .csv lalu sambungkan ke dalam formulir tersebut.
Ekspor buku alamat Outlook Express Anda:
Mulai Microsoft Outlook Express.
Pada menu File , arahkan ke Ekspor , lalu klik Buku Alamat .
Dalam kotak dialog Alat Ekspor Buku Alamat , klik File Teks (Nilai Terpisah Koma) , lalu klik Ekspor .
Dalam kotak Simpan file yang diekspor sebagai , ketikkan nama file untuk file yang diekspor, lalu klik Telusuri .
Di kotak dialog Simpan Sebagai , di daftar Simpan di , pilih tempat Anda ingin menyimpan file, lalu klik Simpan . Berguna untuk menyimpan file data di folder Sumber Data Saya di folder Dokumen Saya . Di situlah Word pertama kali mencari file data saat Anda menelusurinya selama penggabungan.
Klik Berikutnya . Pilih kotak centang di samping bidang yang ingin Anda ekspor, lalu klik Selesai .
CATATAN Saat Anda memutuskan bidang mana yang akan diekspor, pikirkan tentang surat formulir atau pesan email atau label yang ingin Anda buat dengan gabungan surat. Misalnya, jika Anda tidak pernah menyertakan nama panggilan atau situs Web pribadi dalam dokumen gabungan Anda, jangan ekspor bidang tersebut.
Saat Anda menerima pesan bahwa prosedur ekspor telah selesai, klik OK .
Untuk menutup kotak dialog Alat Ekspor Buku Alamat , klik Tutup , lalu keluar dari Outlook Express.
Saat Anda kembali ke Word menjalankan gabungan surat dan sampai pada langkah di mana Anda menyambungkan ke file data, klik opsi Gunakan daftar yang ada , dan telusuri untuk menemukan file .csv yang baru saja diekspor. Sebelum file dibuka, Anda mungkin diminta untuk memilih karakter pemisah mana yang akan memisahkan satu kolom dari kolom lainnya di daftar alamat Anda. Klik Koma , lalu klik Oke .
Kembali ke kiat Outlook
Tips untuk memformat data di Excel
Jika file data Anda adalah lembar kerja Excel yang menyertakan persentase, nilai mata uang, atau kode pos, Anda bisa mempertahankan pemformatan numerik data dengan menggunakan Dynamic Data Exchange untuk menyambungkan ke lembar kerja Excel dari Word. Misalnya, Anda dapat memastikan kode pos lima digit 07865 dari file data Anda tidak ditampilkan sebagai angka 7865 (tanpa awalan nol).
Sebelum Anda menyambungkan ke lembar kerja, lakukan hal berikut di Word:
Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol , lalu klik Opsi Word .
Klik Tingkat Lanjut .
Gulir ke bagian Umum , lalu pilih kotak centang Konfirmasi konversi format file saat dibuka .
Klik Oke .
Dengan dokumen utama gabungan surat terbuka, di grup Mulai Gabungan Surat pada tab Surat, klik Pilih Penerima , lalu klik Gunakan Daftar yang Ada .
Temukan lembar kerja Excel di kotak dialog Pilih Sumber Data , dan klik dua kali.
Di kotak dialog Confirm Data Source , klik MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) , lalu klik OK .
CATATAN Jika Anda tidak melihat Lembar Kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) , pilih kotak centang Perlihatkan semua .
Di kotak dialog Microsoft Office Excel , untuk Bernama atau rentang sel , pilih rentang sel atau lembar kerja yang berisi informasi yang ingin Anda gabungkan, lalu klik OK .
CATATAN Agar tidak diminta setiap kali Anda membuka file data, Anda dapat menonaktifkan opsi Konfirmasi konversi saat Buka setelah tersambung ke lembar kerja.
Ketik daftar baru
Dalam kotak dialog Daftar Alamat Baru , ketikkan informasi untuk alamat pertama, atau rekaman, yang ingin Anda sertakan dalam gabungan label.
Jika Anda ingin menambah atau menghapus kolom, klik Sesuaikan Kolom , lalu buat perubahan yang Anda inginkan.
Setelah Anda mengetikkan semua informasi untuk rekaman pertama Anda, klik Entri Baru , lalu ketikkan informasi untuk rekaman berikutnya. Lanjutkan hingga Anda mengetik informasi untuk semua catatan yang ingin Anda sertakan.
Saat daftar baru Anda selesai, klik OK .
Di kotak dialog Simpan Daftar Alamat, ketikkan nama untuk daftar baru Anda, lalu klik Simpan .
Halaman Atas ATAS HALAMAN
Perbaiki daftar penerima atau item
Saat Anda menyambungkan ke file data tertentu, Anda mungkin tidak ingin menggabungkan informasi dari semua rekaman di file data tersebut ke dalam dokumen utama Anda.
Jika Anda berencana untuk menggunakan seluruh daftar, Anda dapat melompat ke langkah berikutnya .
Untuk mempersempit daftar penerima atau menggunakan subkumpulan item di file data Anda, lakukan hal berikut:
Pada tab Mailings , di grup Start Mail Merge , klik Edit Recipient List .
Gambar Pita Kata
Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat , lakukan salah satu hal berikut ini:
Pilih rekaman individual Metode ini paling berguna jika daftar Anda pendek. Pilih kotak centang di samping penerima yang ingin Anda sertakan, dan kosongkan kotak centang di samping penerima yang ingin Anda kecualikan.
Jika Anda tahu bahwa Anda hanya ingin menyertakan beberapa rekaman dalam gabungan, Anda dapat mengosongkan kotak centang di baris header, lalu memilih hanya rekaman yang Anda inginkan. Demikian pula, jika Anda ingin menyertakan sebagian besar daftar, pilih kotak centang di baris header, lalu kosongkan kotak centang untuk rekaman yang tidak ingin Anda sertakan.
Urutkan rekaman Klik tajuk kolom dari item yang ingin Anda urutkan. Daftar mengurutkan dalam urutan abjad (dari A ke Z). Klik judul kolom lagi untuk mengurutkan daftar dalam urutan abjad menurun (Z ke A).
Jika Anda ingin pengurutan yang lebih kompleks, klik Urutkan di bawah Perbaiki daftar penerima dan pilih preferensi pengurutan Anda pada tab Urutkan Rekaman dari kotak dialog Filter dan Urutkan . Misalnya, Anda dapat menggunakan jenis penyortiran ini jika Anda ingin alamat penerima diurutkan menurut abjad menurut nama belakang dalam setiap kode pos dan kode pos dicantumkan dalam urutan numerik.
Filter rekaman Ini berguna jika daftar berisi rekaman yang Anda tahu tidak ingin Anda lihat atau sertakan dalam penggabungan. Setelah memfilter daftar, Anda dapat menggunakan kotak centang untuk menyertakan dan mengecualikan rekaman.
Untuk memfilter catatan, lakukan hal berikut:
Di bawah Perbaiki daftar penerima , klik Filter .
Pada tab Filter Records dari kotak dialog Filter and Sort , pilih kriteria yang ingin Anda gunakan untuk filter tersebut.
Misalnya, untuk menghasilkan salinan dokumen utama Anda hanya untuk alamat yang mencantumkan Australia sebagai negara/kawasan, Anda akan mengklik Negara atau Wilayah di daftar Bidang , Sama dengan di daftar Perbandingan , dan Australia di daftar Bandingkan dengan.
Untuk menyempurnakan filter lebih lanjut, klik Dan atau Atau , lalu tentukan kriteria lainnya.
Misalnya, untuk membuat salinan dokumen utama Anda hanya untuk bisnis di Munich, Anda akan memfilter rekaman yang bidang Kotanya berisi Munich dan bidang Nama Perusahaannya tidak kosong. Jika Anda menggunakan Atau alih-alih Dan dalam filter ini, gabungan surat Anda menyertakan semua alamat Munich serta semua alamat yang menyertakan nama perusahaan, terlepas dari kotanya.
Menambahkan penerima Untuk menambahkan penerima ke daftar, lakukan hal berikut:
Pada tab Mailings , di grup Start Mail Merge , klik Edit Recipient List .
Di bawah Sumber data , klik nama file data Anda.
Klik Sunting .
Di kotak dialog Edit Sumber Data , klik Entri Baru , lalu ketikkan informasi untuk penerima tersebut.
TIPS Bergantung pada jenis sumber data yang Anda gunakan, beberapa proses mungkin tidak tersedia. Jika memungkinkan, pastikan file data Anda lengkap sebelum Anda menghubungkannya ke dokumen utama label Anda.
CATATAN Jika Anda telah menginstal perangkat lunak validasi alamat, Anda dapat mengklik Validasi alamat di kotak dialog Penerima Gabungan Surat untuk memvalidasi alamat penerima Anda.
Halaman Atas ATAS HALAMAN
Tambahkan placeholder, yang disebut bidang gabungan surat, ke dokumen
Setelah Anda menyambungkan dokumen utama ke file data, Anda siap mengetik teks dokumen dan menambahkan tempat penampung yang menunjukkan di mana informasi unik akan muncul di setiap salinan dokumen.
Jika sudah terbiasa dengan cara kerja bidang gabungan surat, Anda dapat langsung beralih ke pemetaan dan penggabungan .
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara kerja bidang gabungan surat, baca terus.
Tempat penampung, seperti alamat dan salam, disebut bidang gabungan surat. Bidang di Word terkait dengan judul kolom di file data yang Anda pilih.
File data dengan kolom (kategori) dan baris (catatan)
Panggilan 1 Kolom dalam file data mewakili kategori informasi. Bidang yang Anda tambahkan ke dokumen utama adalah tempat penampung untuk kategori ini.
Panggilan 2 Baris dalam file data mewakili catatan informasi. Word menghasilkan salinan dokumen utama untuk setiap rekaman saat Anda menjalankan gabungan surat.
Dengan meletakkan bidang di dokumen utama, Anda menunjukkan bahwa Anda ingin kategori informasi tertentu, seperti nama atau alamat, muncul di lokasi tersebut.
Bidang disisipkan ke dalam dokumen Word
CATATAN Saat Anda memasukkan bidang gabungan surat ke dalam dokumen utama, nama bidang selalu diapit oleh tanda pangkat (« »). Chevron ini tidak muncul di dokumen yang digabungkan. Mereka hanya membantu Anda membedakan bidang dalam dokumen utama dari teks biasa.
Apa yang terjadi saat Anda bergabung
Saat Anda menggabungkan, informasi dari baris pertama di file data menggantikan bidang di dokumen utama Anda untuk membuat dokumen gabungan pertama. Informasi dari baris kedua dalam file data menggantikan bidang untuk membuat dokumen gabungan kedua, dan seterusnya.
Menggabungkan informasi dari file data ke dalam dokumen
Bekerja dengan bidang: Contoh
Anda dapat menambahkan tajuk kolom apa pun dari file data Anda ke dokumen utama sebagai bidang. Ini memberi Anda fleksibilitas saat mendesain surat formulir, label, pesan email, dan dokumen gabungan lainnya. Sebagai contoh:
Misalkan Anda membuat surat untuk memberi tahu bisnis lokal bahwa mereka telah dipilih untuk disertakan dalam panduan kota tahunan Anda. Jika file data Anda berisi kolom Perusahaan dengan nama setiap bisnis yang ingin Anda hubungi, Anda dapat menyisipkan bidang «Perusahaan» alih-alih mengetikkan nama masing-masing perusahaan.
Bayangkan Anda mengirim pesan email triwulanan kepada pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang produk baru dan penawaran khusus. Untuk mempersonalisasi pesan tersebut untuk pelanggan terbaik Anda, Anda dapat menambahkan kolom PersonalNote ke file data tempat Anda dapat mengetik catatan seperti "Nona Miller, widget baru ini persis seperti yang Anda cari." Dengan menempatkan bidang «Catatan Pribadi» di dokumen utama, Anda dapat menyertakan catatan tersebut di bagian bawah pesan tertentu.
Misalkan milis Anda adalah untuk pelanggan buletin Anda, dan file data Anda menyertakan kolom, yang disebut Tanggal Kedaluwarsa, untuk menyimpan tanggal berakhirnya setiap langganan. Jika Anda menempatkan bidang «TanggalKedaluwarsa» di dokumen utama label sebelum Anda menjalankan penggabungan, masing-masing pelanggan akan melihat tanggal kedaluwarsanya sendiri di label surat mereka.
Anda dapat menggabungkan bidang dan memisahkannya dengan tanda baca. Misalnya, untuk membuat alamat, Anda dapat mengatur kolom di dokumen utama Anda seperti ini:
"Nama depan Nama Belakang"
"Alamat jalan"
«Kota», «Negara bagian» «Kode pos»
Untuk hal-hal yang sering Anda gunakan, seperti blok alamat dan baris sapaan, Word menyediakan bidang komposit yang mengelompokkan sejumlah bidang. Sebagai contoh:
Bidang Blok Alamat adalah kombinasi dari beberapa bidang, termasuk nama depan, nama belakang, alamat jalan, kota, dan kode pos.
Elemen dalam bidang blok Alamat
Bidang Garis Salam dapat menyertakan satu atau beberapa bidang nama, bergantung pada sapaan yang Anda pilih.
Anda dapat menyesuaikan konten di setiap bidang komposit ini. Misalnya, di alamat, Anda mungkin ingin memilih format nama formal (Tn. Joshua Randall Jr.); dalam salam, Anda mungkin ingin menggunakan "Kepada", bukan "Yang Terhormat".
Petakan bidang gabungan surat ke file data Anda
Untuk memastikan bahwa Word dapat menemukan kolom di file data Anda yang sesuai dengan setiap alamat atau elemen ucapan, Anda mungkin perlu memetakan bidang gabungan surat di Word ke kolom di file data Anda.
Untuk memetakan bidang, klik Cocokkan Bidang di grup Tulis & Sisipkan Bidang pada tab Surat .
Gambar Pita Kata
Kotak dialog Cocokkan Bidang akan terbuka.
Kotak dialog Match Fields
Elemen alamat dan sapaan tercantum di sebelah kiri. Judul kolom dari file data Anda tercantum di sebelah kanan.
Pencarian kata untuk kolom yang cocok dengan setiap elemen. Dalam ilustrasi, Word secara otomatis mencocokkan kolom Nama Keluarga file data dengan Nama Belakang . Namun Word tidak dapat mencocokkan elemen lain. Dari file data ini, misalnya, Word tidak cocok dengan First Name .
Dalam daftar di sebelah kanan, Anda dapat memilih kolom dari file data Anda yang cocok dengan elemen di sebelah kiri. Dalam ilustrasi, kolom Name sekarang cocok dengan First Name . Tidak apa-apa Courtesy Title , Unique Identifier , dan Middle Name tidak cocok. Dokumen gabungan surat Anda tidak perlu menggunakan setiap bidang. Jika Anda menambahkan bidang yang tidak berisi data dari file data Anda, bidang tersebut akan muncul di dokumen gabungan sebagai tempat penampung kosong — biasanya berupa baris kosong atau bidang tersembunyi.
Kotak dialog Match Fields
Ketik konten dan tambahkan placeholder, atau bidang
Di dokumen utama, ketikkan konten apa pun yang ingin Anda tampilkan di setiap salinan dokumen.
Untuk menambahkan gambar, seperti logo, klik Gambar di grup Ilustrasi pada tab Beranda .
Klik di mana Anda ingin menyisipkan bidang.
Gunakan grup Tulis & Sisipkan Bidang pada tab Surat .
Gambar Pita Kata
Tambahkan salah satu dari berikut ini:
MenunjukkanBlok alamat dengan nama, alamat, dan informasi lainnya
MenunjukkanGaris salam
MenunjukkanBidang individu
MenunjukkanBidang khusus dari kontak Outlook
CATATAN
Anda tidak dapat mengetikkan karakter kolom gabungan («« »») secara manual atau menggunakan perintah Simbol pada menu Sisipkan . Anda harus menggunakan gabungan surat.
Jika bidang gabungan muncul di dalam tanda kurung, seperti { MERGEFIELD City } , maka Microsoft Word menampilkan kode bidang bukannya hasil lapangan. Ini tidak memengaruhi penggabungan, tetapi jika Anda ingin menampilkan hasilnya, klik kanan kode bidang, lalu klik Toggle Field Codes pada menu pintasan.
Format data gabungan
Program database dan spreadsheet, seperti Microsoft Office Access dan Microsoft Office Excel, menyimpan informasi yang Anda ketikkan dalam sel sebagai data mentah. Pemformatan yang Anda terapkan di Access atau Excel, seperti font dan warna, tidak disimpan dengan data mentah. Saat Anda menggabungkan informasi dari file data ke dalam dokumen Word, Anda menggabungkan data mentah tanpa pemformatan yang diterapkan.
Tambahkan pemformatan
Pilih bidang gabungan surat. Pastikan pilihan menyertakan tanda pangkat (« ») yang mengelilingi bidang.
Pada tab Beranda , di grup Font , terapkan pemformatan yang Anda inginkan. Atau klik peluncur Kotak Dialog Font untuk opsi lainnya.
PENTING Untuk meminimalkan ruang ekstra antar baris dalam alamat pada label Anda, Anda harus memilih baris, klik peluncur Kotak Dialog Paragraf pada tab Beranda , lalu ketik 0 di kotak spasi sebelum dan sesudah. Jika Anda menggunakan bidang gabungan Blok Alamat, pilih seluruh bidang, termasuk tanda pangkat (« »), lalu sesuaikan penspasian.
Halaman Atas ATAS HALAMAN
Pratinjau, selesaikan penggabungan, dan cetak dokumen
Setelah menambahkan bidang ke dokumen utama, Anda siap untuk melihat pratinjau hasil penggabungan. Saat Anda puas dengan pratinjau, Anda dapat menyelesaikan penggabungan.
Pratinjau penggabungan
Anda dapat mempratinjau dokumen gabungan Anda dan membuat perubahan sebelum Anda benar-benar menyelesaikan penggabungan.
Untuk mempratinjau, lakukan salah satu hal berikut di grup Hasil Pratinjau pada tab Surat :
Gambar Pita Kata
Klik Pratinjau Hasil .
Halaman melalui setiap dokumen yang digabungkan dengan menggunakan tombol Rekam Berikutnya dan Rekam Sebelumnya di grup Hasil Pratinjau .
Pratinjau dokumen tertentu dengan mengklik Temukan Penerima .
CATATAN Klik Edit Daftar Penerima di grup Mulai Gabungan Surat pada tab Surat untuk membuka kotak dialog Penerima Gabungan Surat , tempat Anda dapat memfilter daftar atau menghapus penerima jika Anda melihat catatan yang tidak ingin Anda sertakan.
Gambar Pita Kata
Selesaikan penggabungan
Anda dapat mencetak dokumen gabungan atau memodifikasinya satu per satu. Anda dapat mencetak atau mengubah semua atau hanya sebagian dari dokumen.
Jika Anda ingin mencetak subkumpulan dokumen, Anda dapat menentukan kumpulan berdasarkan rentang nomor rekaman. Jika Anda ingin mencetak halaman dan bukan menentukan nomor rekaman, ikuti petunjuk di bagian Mengubah salinan dokumen individual .
Cetak dokumen gabungan
Pada tab Mailings , di grup Finish , klik Finish & Merge , lalu klik Print Documents .
Gambar Pita Kata
Pilih apakah akan mencetak seluruh kumpulan dokumen, hanya salinan yang saat ini terlihat, atau subkumpulan kumpulan, yang Anda tentukan berdasarkan nomor catatan.
Mengubah salinan individual dokumen
Pada tab Mailings , di grup Finish , klik Finish & Merge , lalu klik Edit Individual Documents .
Gambar Pita Kata
Pilih apakah Anda ingin mengedit seluruh kumpulan dokumen, hanya salinan yang saat ini terlihat, atau subkumpulan kumpulan, yang Anda tentukan berdasarkan nomor rekaman. Word menyimpan salinan yang ingin Anda edit ke satu file, dengan jeda halaman di antara setiap salinan dokumen.
Setelah Anda selesai mengedit file label baru, Anda dapat mencetak label dengan mengklik Tombol Microsoft Office Gambar tombol kantor lalu mengklik Cetak .
Simpan dokumen utama
Ingatlah bahwa dokumen gabungan yang Anda simpan terpisah dari dokumen utama. Sebaiknya simpan dokumen utama itu sendiri jika Anda berencana menggunakannya untuk gabungan surat lainnya.
Saat Anda menyimpan dokumen utama, Anda juga menyimpan koneksinya ke file data. Lain kali Anda membuka dokumen utama, Anda diminta untuk memilih apakah Anda ingin informasi dari file data digabungkan lagi ke dalam dokumen utama.
Jika Anda mengklik Ya , dokumen terbuka dengan informasi dari rekaman pertama yang digabungkan.
Jika Anda mengklik No , sambungan antara dokumen utama dan file data terputus. Dokumen utama menjadi dokumen Word standar. Bidang diganti dengan informasi unik dari rekaman pertama.
